9 elementów Systemu Zarządzania Jakością

System Zarządzania Jakością (skrót z ang. QMS) to zestaw procesów biznesowych, które są wdrażane, aby pomóc organizacji dostarczać produkty, które konsekwentnie osiągają satysfakcję klienta. Skuteczny system zarządzania jakością przekłada cele organizacji na polityki i zasoby, które pomagają każdemu członkowi organizacji przyjąć standardowe procedury operacyjne (SOP). Wykorzystanie ram zarządzania w celu zapewnienia spójnej jakości nie jest nową koncepcją, ale cel systemów jakości nieco ewoluował w ostatnich latach.

Zaufali mi najlepsi:

Elementy Systemu Zarządzania Jakością

Powszechne użycie wyrażenia „System Zarządzania Jakością” i powszechnie używanego akronimu „SZJ” można przypisać brytyjskiemu konsultantowi ds. zarządzania Kenowi Croucherowi, który stworzył model Total Quality Management (TQM) w organizacjach technologicznych. Model Crouchera został oparty na najlepszych praktykach zarządzania jakością w organizacjach produkcyjnych w XX wieku, w tym na najwcześniejszych zastosowaniach statystycznych metod próbkowania w celu zapewnienia spójności.

Wczesne modele TQM skupiały się na interdyscyplinarnym podejściu do ograniczania marnotrawstwa, takich jak możliwe do uniknięcia koszty pracy. Wydajność procesów nie jest obecnie jedyną korzyścią systemów zarządzania jakością. Organizacje wykorzystują ramy SZJ do kierowania ciągłymi działaniami doskonalącymi i przyjmują dane do podejmowania decyzji opartych na dowodach.

Organizacje w branżach o wysokim stopniu regulacji starają się o certyfikację zgodnie z uznanymi na całym świecie standardami, takimi jak ISO 9001, aby poprawić jakość poprzez przejrzystość, dokumentację i systemowe podejście do doskonalenia. Przyjęcie oprogramowania do zarządzania jakością zazwyczaj wspiera nowoczesny system zarządzania jakością.

9 podstawowych elementów systemu zarządzania jakością

Jakość została zdefiniowana jako „stopień w jakim coś spełnia lub przekracza oczekiwania konsumentów”. Dokładna definicja jakości może różnić się w zależności od branży i organizacji. Procesy i pomiary stosowane do zapewnienia jakości w małej organizacji produkcyjnej całkowicie różnią się od kontroli i równowagi niezbędnych do kontroli jakości w ściśle regulowanych branżach. Jakość to dynamiczna koncepcja, którą ostatecznie określają oczekiwania i satysfakcja klienta. Kontrola jakości ma na celu zapewnienie organizacjom ram do tworzenia i utrzymywania relacji z klientami poprzez zrozumienie preferencji i potrzeb klienta.

Zadowolenie klienta osiąga się dzięki QMS poprzez dostosowanie ludzi, procesów i technologii w całym cyklu życia produktu.

REKLAMA

Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku

Link do kursu: szkolenie Facebook Ads

Koniec reklamy.

Cele kontroli jakości

Tworzenie celów jakościowych jest powszechnym wymogiem norm QMS, w tym ISO 9001. Cele te mają zachęcić organizację do zdefiniowania swojej strategii i punktu, jaki ma osiągnąć SZJ. Cele przekładają wizję organizacji na praktykę, tworząc powiązanie między wymaganiami klientów a konkretnymi, mierzalnymi i osiągalnymi celami. Dobrze napisane cele ustanawiają kulturę zorientowaną na klienta w organizacji. Zobacz kontrola jakości na naszym portalu partnerskim.

Instrukcja jakości

Księga jakości jest zdefiniowana jako pierwsza dokumentacja SZJ. Określa motywację do przyjęcia ram SZJ i rolę jakości w organizacji. Wymagania ISO 9000 dotyczące księgi jakości określają, że dokument ten powinien:

• opisywać zakres SZJ,
• opisywać wymagania standardu lub struktury SZJ,
• zawierać wszystkie elementy SZJ, które są wyłączone z wdrożenia,
• odwoływać się do konkretnych procedur jakości stosowanych w organizacji,
• zapewniać wizualną dokumentację krytycznych procesów za pomocą schematu blokowego,
• wyjaśniać politykę i cele organizacji dotyczące jakości.

Struktura organizacyjna i obowiązki

SZJ powinien zawierać jasny i zaktualizowany model struktury organizacji i odpowiedzialności wszystkich osób biorących udział w procesie. Dokumentacja struktury i obowiązków powinna zawierać wskazówki wizualne takie jak schematy blokowe i przejrzystą dokumentację.

W kontekście SZJ organizacja jest szeroko definiowana w wytycznych Światowej Organizacji Zdrowia zarówno jako ludzie jak i struktura. W przypadku firmy zajmującej się naukami przyrodniczymi we wczesnych fazach cyklu rozwoju produktu, wstępne próby zidentyfikowania elementów organizacyjnych mogą ujawnić listę podobną do poniższej:

• personel,
• ekwipunek,
• systemy informacyjne,
• narzędzia do oceny,
• budynki,
• zakupy i zapasy,
• kontrola procesu,
• dokumenty i procedury.

Dokumentowanie struktury organizacyjnej powinno obejmować cały cykl życia produktu przy użyciu technik takich jak schematy blokowe, które przedstawiają „ścieżkę przepływu pracy”. Zdefiniowanie odpowiedzialności wymaga schematu organizacyjnego z jasno określonymi rolami, które można powiązać ze standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP).

Zarządzanie danymi

Dane są podstawą nowoczesnego podejścia do całościowego zarządzania jakością. Jakość i dostępność danych mają kluczowe znaczenie dla powodzenia ram QMS, które umożliwiają ciągłe doskonalenie i zapobiegawcze działania w zakresie kontroli jakości. Organizacje z nieefektywnymi praktykami zarządzania danymi mogą doświadczyć niespójnej jakości produktów, nieefektywności operacyjnej, ryzyka zgodności, niskiego zadowolenia klientów i niskiej rentowności.

Organizacja musi być w stanie dostarczyć znaczące dowody danych dotyczące skutecznych kontroli jakości. Systemy zarządzania danymi powinny wspierać ciągłe wysiłki doskonalące i działania naprawcze poprzez definiowanie typów danych, które są gromadzone przez organizację i źródła zewnętrzne. Polityka zarządzania danymi powinna dotyczyć typów danych, źródeł, metod gromadzenia, obowiązków, przechowywania, usuwania i analizy.

Rodzaje danych wymaganych do wykazania skutecznej wydajności SZJ mogą się znacznie różnić w zależności od organizacji. Jednak SZJ powinien zawierać następujące źródła:

• satysfakcja konsumenta,
• wydajność dostawcy,
• monitorowanie produktów i procesów,
• niezgodność,
• trendy,
• działania zapobiegawcze lub naprawcze.

Procesy

QMS to oparte na procesach podejścia do kontroli i zapewnienia jakości. Standardy zarządzania jakością wymagają od organizacji identyfikacji i zdefiniowania wszystkich procesów organizacyjnych, które wykorzystują wszelkie zasoby do przekształcania danych wejściowych w wyniki. Praktycznie każda odpowiedzialność w organizacji może być powiązana z procesem, w tym zakupami.

Wstępne wysiłki w celu zdefiniowania procesów powinny stworzyć ogólny obraz tego jak procesy służą organizacji i przecinają się z zasobami takimi jak pracownicy, maszyny lub technologia. Po zidentyfikowaniu procesów organizacje mogą zacząć definiować standardy i mierniki sukcesu:

• zidentyfikuj procesy organizacyjne,
• zdefiniuj standardy procesu,
• ustal metody mierzenia sukcesu,
• udokumentuj znormalizowane podejście do zapewnienia wysokiej jakości wyników,
• prowadź ciągłe doskonalenie.

Zadowolenie klienta z jakości produktu

Podstawowym elementem SZJ jest wymaganie od organizacji monitorowania zadowolenia klienta w celu określenia czy cele jakościowe zostały osiągnięte. Niektóre normy nie określają konkretnych metod pomiaru satysfakcji klienta, ponieważ definicja jakości produktu i dostępne dane mogą się znacznie różnić w zależności od organizacji.
Pierwszym krokiem do ustanowienia systemów monitorowania satysfakcji klienta powinno być określenie odpowiednich metod pomiaru postaw i reklamacji klientów.

Może to obejmować:

• ankiety satysfakcji,
• procedury reklamacyjne,
• aplikacje analityczne do pomiaru trendów satysfakcji,
• przegląd zarządzania satysfakcją klienta.

Ciągłe doskonalenie

Ciągłe doskonalenie i adaptacja są konieczne, aby organizacje mogły czerpać korzyści z SZJ i utrzymywać satysfakcję klientów. QMS dyktuje, że ciągłe doskonalenie jest obowiązkiem całej organizacji. Jednak ISO 9001 jasno stwierdza, że przywództwo powinno odgrywać kluczową rolę we wdrażaniu kultury opartej na jakości.

Projektowanie procesów organizacyjnych w celu spełnienia standardów QMS w celu ciągłego doskonalenia wymaga przejrzystej dokumentacji kontroli w całej organizacji. Dokumentacja usprawniająca powinna obejmować co najmniej zagadnienia takie jak:

• procedury planowania jakości,
• wymagania dotyczące zgodności,
• projekt bezpieczeństwa,
• myślenie oparte na ryzyku,
• działania naprawcze (CAPA),
• stopniowa i przełomowa poprawa,
• innowacja,
• ocena SZJ.

Instrumenty jakości

Kontrola i kalibracja narzędzi używanych do pomiaru jakości są integralną częścią sukcesu SZJ. Jeśli maszyny lub sprzęt są używane do walidacji produktów lub procesów, sprzęt ten musi być dokładnie kontrolowany i kalibrowany zgodnie ze standardami branżowymi. W zależności od przyrządu może to obejmować kontrolę okresowe lub kalibrację przed każdym pomiarem.

Projekt systemu SZJ w organizacji powinien dyktować jasną politykę utrzymania instrumentów jakości w oparciu o krajowe lub międzynarodowe normy uznane dla każdego urządzenia wysokiej jakości.

Kontrola dokumentów

Według ISO definicja dokumentu w organizacji nastawionej na jakość jest szeroka. Zawiera wszystkie zapisy dotyczące:

• komunikacji,
• dowody,
• zgodność SZJ,
• dzielenie się wiedzą.

QMS dyktuje standardy dla rodzajów dokumentacji, które są niezbędne do wsparcia zarządzania jakością. Może to jednak nie odzwierciedlać wszystkich dokumentów potrzebnych do dokładnej kontroli jakości. Na ogół obejmuje to cele jakościowe, księgę jakości, procedury, dokumentację procesu i prowadzenie rejestrów. Systemy zarządzania dokumentami muszą zawierać wszystkie dowody niezbędne do obiektywnego udowodnienia działania SZJ.

Skuteczne prowadzenie zapisów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia SZJ, możliwości uzyskania certyfikacji zgodnie ze standardami SZJ oraz zgodności z przepisami. Podczas projektowania SZJ organizacje powinny stworzyć określone zasady tworzenia, przechowywania i edycji dokumentów. Standardy QMS zazwyczaj nie określają metody zarządzania dokumentami jednak możliwość przechowywania wszystkich dowodów potwierdzających jest zazwyczaj najlepiej osiągana przy użyciu oprogramowania systemów zarządzania jakością.

Każdy etap musi być starannie sprawdzony i gotowy do skalowania. Przedsiębiorstwo na różnych etapach produkcji musi korzystać z procesu kontroli, aby za pomocą linii produkcyjnej, albo procesu produkcyjnego wytwarzać najlepsze jakościowo wyroby. A jak jest u Ciebie? Czy weryfikacja i inspekcją są już wdrożone do badania jakości produkcji? A może posiadasz dział kontroli jakości?

Jak przebiega kontrola jakości?

Kontrola jakości to proces, w którym produkty (a także usługi, jeśli dotyczy) są sprawdzane, aby upewnić się, że spełniają określone wymagania. Procedura kontroli jakości może się różnić w zależności od typu produktów lub usług, z którymi firma ma do czynienia. Ogólnie rzecz biorąc, proces może składać się z następujących kroków:

1. Określenie standardów – jakość produktu jest określana na podstawie wymagań i specyfikacji przyjętych przez firmę.
2. Identyfikacja produktu / usługi – ważne jest, aby firma była w stanie zidentyfikować główne atrybuty produktu/usługi, których kontrola jakości ma dotyczyć.
3. Przeprowadzenie procedury kontroli – każdy element produktu/usługi jest badany zgodnie z zaakceptowanymi standardami.
4. Raportowanie – gdy testy są zakończone, firma tworzy raport, aby określić, czy wszystkie elementy spełniają określone wymagania.
5. Wykonanie niezbędnych poprawek – jeśli wynik jest negatywny, firma podejmuje działania naprawcze, aby zagwarantować, że produkt spełnia określone standardy jakości.

• szkolenia online
• szkolenia u Ciebie w firmie i doradztwo-konsulting
• agencja SEO/SEM

Co myślisz o moim nowym wpisie na blogu?

A może masz pytanie dotyczące strategii lub techniki jak działać najlepiej?

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć, co masz do powiedzenia.

Więc śmiało, teraz udostępnij ten wpis na swoich social mediach i zobacz co inni mają do powiedzenia.