Dmaic – Co to jest metoda doskonalenia procesów? (przykłady, definicja)

DMAIC jest procesem pozwalającym zidentyfikować i naprawić problem w działaniu przedsiębiorstwa. Problem może dotyczyć na przykład jakości produktu, małej sprzedaży, dużej ilości zwrotów lub niskiej skuteczności działań podejmowanych przez handlowców. System DMAIC ma za zadanie dokładnie określić jaki jest problem, a następnie poprzez skrupulatną analizę doprowadzić do jego skutecznego i trwałego rozwiązania.

Zaufali mi najlepsi:

DMAIC składa się z pięciu etapów: definicji, pomiaru, analizy, doskonalenia i kontrolowania. Najlepiej jest wszystkie etapy przeprowadzać z pracownikami biorącymi udział w problematycznym procesie. Dzięki ich zaangażowaniu i informacji zwrotnej będzie można w pełni zaradzić powstałym lukom w działaniu firmy. W niektórych przypadkach może okazać się, że system DMAIC będzie trzeba wykorzystać do rozwiązania kilku problemów.

Metoda doskonalenia procesów DMAIC to narzędzie stosowane w zarządzaniu jakością, służące do doskonalenia procesów w organizacjach. DMAIC to skrót od angielskich słów Define, Measure, Analyze, Improve, Control (zdefiniuj, zmierz, przeanalizuj, usprawnij, kontroluj).

DMAIC jest strukturalnym podejściem do doskonalenia procesów, które składa się z pięciu etapów:

1. Definiowanie: W tym etapie zdefiniowane są cele projektu i zakres prac. Określa się, co należy zmierzyć, które procesy będą poddane analizie i jakie wyniki należy osiągnąć.
2. Mierzenie: W tym etapie mierzy się dane, które są związane z procesem, aby określić obecne wyniki procesu i ustalić punkt wyjścia dla analizy.
3. Analiza: W tym etapie analizuje się dane, aby zidentyfikować przyczyny problemów i wyjaśnić, dlaczego dany proces nie działa zgodnie z oczekiwaniami.
4. Usprawnienie: W tym etapie opracowuje się i wdraża plan usprawnień, aby poprawić wyniki procesu.
5. Kontrola: W tym etapie monitoruje się proces, aby upewnić się, że plan usprawnień został wdrożony skutecznie i osiągnięto pożądane wyniki.

DMAIC jest szczególnie przydatne w branżach produkcyjnych, gdzie procesy są powtarzalne i można je mierzyć i analizować. DMAIC może również być stosowane w usługach, aby doskonalić procesy obsługi klienta, procesy rekrutacyjne i inne procesy biznesowe.

Metoda DMAIC jest jednym z podstawowych narzędzi w zarządzaniu jakością i pomaga organizacjom osiągnąć większą efektywność, poprawić jakość produktów i usług.

REKLAMA

Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku

Link do kursu: szkolenie Facebook Ads

Koniec reklamy.

Faza definicji problemu

W tej fazie następuje określenie, jakiego problemu będzie dotyczyło całe badanie. Może to być wadliwość produktu lub niezadawalające wyniki ze sprzedaży. Chodzi o to, aby jak najdokładniej opisać zaistniały problem oraz określić w jaki sposób powinno wyglądać zjawisko działające poprawnie.

Problemem w sklepie internetowym z odzieżą może być długi czas mijający od złożenia zamówienia do wysłania paczki. W tej sytuacji klienci są niezadowoleni i coraz częściej rezygnują ze złożonych już zamówień. Celem jest doprowadzenie do sytuacji, w której przesyłki będą wysyłane w ciągu dwóch dni. W ten sposób został określony proces, który obecnie nie działa poprawnie oraz podano oczekiwane efekty mające nastąpić po przeprowadzonym badaniu metodą DMAIC.

Etap zbierania pomiarów

W tym kroku następuje zbieranie danych dotyczących badanego problemu. Ważne są tutaj wszelkie zestawienia liczbowe oraz statystyczne. Konieczne jest sprawdzenie wielkości liczbowych na każdym etapie badanego procesu.

W przykładzie sklepu internetowego można zebrać następujące dane. W momencie wpłynięcia zamówienia przechodzi ono w etap realizacji. Co drugi dzień przychodzi magazynier, który zajmuje się zbieraniem zamówionych rzeczy z magazynu. Zbiera tylko rzeczy zamówione dzień wcześniej. Dopiero następnego dnia ubrania są pakowane do indywidualnych paczek i proces ten trwa osiem godzin. Kurier odbierający przesyłki przyjeżdża raz dziennie rano. Przesyłka wydawana jest do kuriera w czwartym dniu od momentu wpłynięcia zamówienia, czyli do klienta dociera piątego dnia.

Analizowanie zgromadzonych informacji

W trzecim etapie analizy DMAIC należy dokładnie przeanalizować zebrane informacje. Najlepiej robić to w grupie osób, które biorą udział w poszczególnych zadaniach wymagających poprawy. Zazwyczaj osoby, które bardzo dobrze znają badany proces będą potrafiły trafnie zinterpretować problemy.

W przykładzie sklepu internetowego zebrany zespół postanowił wprowadzić kilka zmian w procesie realizacji zamówień. Przede wszystkim postanowiono, że magazynier musi być w firmie codziennie, ale na krótszą ilość godzin.

Dzięki temu zebrane przez niego do godziny dwunastej ubrania, będą mogły być spakowane do indywidualnych klientów tego samego dnia po południu. Zmieniono również porę przyjazdu kuriera z porannej na popołudniową. Dzięki temu proces realizacji zamówienia został skrócony do zakładanych wcześniej dwóch dni.

Czas na praktyczne przetestowanie nowych procedur

Doskonalenie polega na rozpoczęciu działań z wdrożonymi zmianami w procesie. I tym razem warto zaangażować cały zespół, aby jak najlepiej sprawdzić, czy nowe metody działają tak jak przewidywano. Ważne są informacje zwrotne od pracowników oraz ich spostrzeżenia.

Po określonym czasie trzeba ponownie zebrać informacje na temat wprowadzonych zmian i jeśli to konieczne zastosować ulepszenia procedur.

W omawianym przykładzie sklepu internetowego dobrze zadziałała zmiana dotycząca codziennej obecności magazyniera. Sprawdziła się też inna pora przyjazdu kuriera. Zauważono jednak, że personel nie nadąża z pakowaniem wszystkich paczek. Zdarzały się sytuacje, że paczki pakowano jeszcze po wizycie firmy przewozowej.

Spakowane przesyłki musiały czekać do kolejnego popołudnia na zabranie, co wydłużało cały proces realizacji o jeden dzień. W trakcie spotkania omawiającego praktyczną działalność nowych procedur, postanowiono, że kurier będzie przyjeżdżał dwa razy – rano i po południu. Dzięki temu przesyłki z poprzedniego dnia zostaną odebrane z samego rana i jeszcze tego samego dnia trafią do klientów.

Kontrolowanie wprowadzonych zmian

Kontrola jest ostatnim etapem procesu DMAIC. Podczas jego trwania ważne jest, aby wprowadzić procedury, które mają zapobiec ponownemu pogorszeniu się procesu. W tym etapie trzeba zastanowić się, w którym momencie występuje zagrożenie załamania się wprowadzonych zmian i jakie jest ryzyko powrotu do dawnych problemów.

W sklepie internetowym z odzieżą dostrzeżono zagrożenie związane z nagłą absencją magazyniera. W przypadku jego nieobecności cały plan przestawał działać. Postanowiono, że wszyscy pracownicy sklepu zostaną przeszkoleni i wdrożenie w obowiązki magazyniera, dzięki czemu będą mogli zastąpić go w nagłych sytuacjach.

• szkolenia online
• szkolenia u Ciebie w firmie i doradztwo-konsulting
• agencja SEO/SEM

Co myślisz o moim nowym wpisie na blogu?

A może masz pytanie dotyczące strategii lub techniki jak działać najlepiej?

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć, co masz do powiedzenia.

Więc śmiało, teraz udostępnij ten wpis na swoich social mediach i zobacz co inni mają do powiedzenia.