Czym jest informacja zwrotna i w jaki sposób prawidłowo ją formułować?

Poznanie tajników komunikacji międzyludzkiej może sporo poprawić w funkcjonowaniu człowieka w świecie społecznym.

Nie da się ukryć, że w dużym stopniu może wpłynąć to na rozwój w obszarze nie tylko kontaktów towarzyskich, ale też w życiu zawodowym.

Poza tym pozwoli na lepsze dogadywanie się ze swoimi bliskimi w rodzinie, da szansę zacieśnić więzi, budować wzajemne zaufanie. Biorąc to wszystko pod uwagę, warto rozwijać umiejętność między innymi dawania informacji zwrotnej, którą często formujemy nie tylko w odniesieniu do życia zawodowego.

Zaufali mi najlepsi:

Czym jest informacja zwrotna? Co to feedback?

Informacja zwrotna (ang. feedback) to proces, w którym ktoś otrzymuje informacje na temat swojego zachowania lub osiągnięć od innych osób lub systemów. Może dotyczyć zarówno działań, które są już zakończone, jak i tych, które są jeszcze w trakcie realizacji. Informacja zwrotna jest ważnym narzędziem w uczeniu się i rozwoju, ponieważ pomaga nam zrozumieć, jakie są nasze mocne strony, a także obszary, w których możemy się poprawić.

Informacja zwrotna może być pozytywna lub negatywna i może pochodzić od różnych źródeł, w tym od przełożonych, współpracowników, klientów, partnerów biznesowych, a nawet od samych siebie. Może być udzielana w różnych formach, takich jak mówiona lub pisemna, a także w różnych momentach, na przykład na bieżąco lub po pewnym czasie.

Dobre informacje zwrotne powinny być konkretne, oparte na faktach, zrozumiałe i użyteczne. Powinny być skierowane na temat, a nie na osobę, i powinny zawierać sugestie dotyczące poprawy zachowania lub osiągnięć. Odpowiednio udzielona informacja zwrotna może pomóc nam zrozumieć nasze mocne strony i zidentyfikować obszary, w których możemy się rozwinąć, co może prowadzić do lepszego wykonywania pracy i osiągania sukcesów w życiu zawodowym i osobistym.

REKLAMA

Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku

Link do kursu: szkolenie Facebook Ads

Koniec reklamy.

W jaki sposób prostymi słowami wyjaśnić, czym jest informacja zwrotna? Profesjonalnie, z języka angielskiego, informację zwrotną bardzo często nazywa się feedbackiem. W ten sposób mówi się o informacjach, które otrzymujemy od innych osób po to, aby dowiedzieć się, jak odbierają jakieś nasze działania, zachowania, aktywności. Prawidłowy sposób formułowania informacji zwrotnych ma niebagatelne znaczenie dla budowania dobrych relacji.

Jest też ważny dla dobrego samopoczucia osoby, do której kierujemy informację zwrotną. Jeżeli nie robi się tego w taktowny, dobry sposób, zwyczajnie można zrobić komuś krzywdę. Nie zawsze gra warta jest świeczki i dlatego czasami po prostu lepiej przełknąć gorzką prawdę niż sprawić, że ktoś będzie czuł się smutny, zrezygnowany, niewart niczego.

Pierwsze informacje zwrotne

Pierwsze informacje zwrotne, z którymi styka się człowiek, tak naprawdę pochodzą od rodziców, nauczycieli, wychowawców w przedszkolu. Do przyjmowania informacji zwrotnych człowiek trenowany jest tak naprawdę już od początku swojego życia. Już w przedszkolu nauczyciele dają informację zwrotną na temat na przykład poziomu wykonania prac plastycznych, które dziecko wykonuje w czasie zabawy.

Jeżeli nauczyciel zrobi to w nieumiejętny sposób, na przykład bardzo krytykując poziom wykonania pracy, dziecko może poczuć się fatalnie. Na dłuższą metę może to skutkować na przykład niepewnością, poczuciem, że jest się gorszym niż inni. W ostateczności może doprowadzić nawet do tego, że dotychczas lubiana czynność, którą podejmowało się po prostu dla relaksu i frajdy, przestanie sprawiać przyjemność. Dziecko zarzuci robienie tego, co było dla niego ważne tylko dlatego, że usłyszy, że robi to kiepsko, niedbale lub nie tak, jak trzeba.

Informacja zwrotna w życiu dorosłego człowieka

Ludzie dorośli generalnie lepiej radzą sobie z przyjmowaniem informacji zwrotnych, które nie zawsze są przecież takie, jak chcieliby słyszeć.

Przez to, że trenują przyjmowanie informacji zwrotnych od małego, mogą skonfrontować się ze słowami płynącymi od szefa, kolegi z pracy lub innej osoby, która komentuje zachowanie czy poziom wykonania jakiegoś zadania. Warto jednak uzmysłowić sobie, że na gotowość przyjęcia informacji zwrotnej wpływa wiele czynników. W niektórych obszarach zwyczajnie jesteśmy nastawieni na to, że informacja zwrotna się pojawi.

Dotyczy to na przykład funkcjonowania zawodowego. Osoby przygotowujące się do objęcia ważnego stanowiska, uczące się, uczestniczące w stażach, muszą liczyć się z tym, że dostaną informację zwrotną na temat jakości wykonywanej przez siebie pracy. Nie zawsze może być ona po ich myśli, ale jest to częścią dorosłego życia. Trochę inaczej jest natomiast w odniesieniu do informacji zwrotnych, które otrzymuje się często niespodziewanie, w odniesieniu do sfer, co do których wcale nie chcielibyśmy poznać czyjegoś zdania. Mowa tutaj na przykład o tym, że ludzie często bez pytania komentują czyjś wygląd, fryzurę, sposób spędzania czasu, strój.

Profesjonalna informacja zwrotna

Odnosząc się jednak do informacji zwrotnych przekazywanych w środowisku profesjonalnym, warto dowiedzieć się więcej na temat tego, jak formułować taki komunikat, aby niósł najważniejsze treści, nie krytykował i był pomocny w zmianie zachowania w pracy. Otóż informacja zwrotna powinna być sformułowana w sposób przystępny, prosty, nie.krzywdzący.

Tak zwana konstruktywna krytyka to niekoniecznie dobrze sformułowana informacja zwrotna. Decydując się na sformułowanie informacji zwrotnej, warto pamiętać o pomocnym modelu kanapki.

Oznacza to, że przekazując jedną negatywną informację zwrotną, równocześnie przekażmy też dwie pozytywne. Dzięki temu komunikat będzie łatwiejszy do przyjęcia przez osobę, do której jest on kierowany. Nie będzie ona działać bardzo obronnie, tłumaczyć się, negować lub starać się przekonać do swoich racji.

Jak powinna wyglądać informacja zwrotna?

Dobra informacja zwrotna powinna być konstruktywna, konkretna i zrozumiała. Powinna składać się z kilku elementów:

1. Opis sytuacji – informacja zwrotna powinna odnosić się do konkretnej sytuacji, a nie do ogólnych wrażeń lub opinii. Opisz, co dokładnie się wydarzyło i kiedy to miało miejsce.
2. Opis zachowania – powiedz dokładnie, co zrobił dana osoba, której udzielasz informacji zwrotnej. Unikaj subiektywnych ocen i odniesień do osobowości.
3. Skutki zachowania – omów skutki zachowania osoby, której udzielasz informacji zwrotnej. Mogą to być zarówno pozytywne, jak i negatywne konsekwencje.
4. Sugestie na przyszłość – udzielając informacji zwrotnej, zawsze warto wskazać, jakie zachowanie w danej sytuacji byłoby bardziej pożądane. Można zaproponować konkretne sugestie na przyszłość, aby osoba miała jasne wytyczne, jak poprawić swoje działania.

Ważne jest, aby informacja zwrotna była udzielana w sposób otwarty, szczerze i z szacunkiem. Unikaj atakowania i krytykowania osoby, zawsze skupiaj się na zachowaniu i skutkach. Staraj się przekazać informację w sposób pozytywny, podkreślając mocne strony osoby, ale jednocześnie koncentrując się na obszarach, które wymagają poprawy. Pamiętaj, że celem udzielania informacji zwrotnej jest zawsze pomóc innej osobie w rozwoju i osiągnięciu lepszych wyników.

W jakim celu udzielamy informacji zwrotnej?

Głównym celem udzielania informacji zwrotnej jest pomaganie innym osobom w rozwoju i osiągnięciu lepszych wyników. Dzięki informacji zwrotnej osoba może dowiedzieć się, jakie zachowanie jest pożądane, a jakie należy poprawić, aby osiągnąć lepsze wyniki lub zachować dobre relacje z innymi.

Inna ważna funkcja informacji zwrotnej to motywowanie do dalszej pracy i rozwoju. Kiedy otrzymujemy pozytywną informację zwrotną, czujemy się docenieni i motywowani do kontynuowania swojej pracy. Z drugiej strony, negatywna informacja zwrotna może stanowić bodziec do poprawy swoich działań i osiągnięcia lepszych wyników.

Oprócz tego, informacja zwrotna pozwala na budowanie lepszych relacji z innymi ludźmi, ponieważ dzięki niej możemy lepiej zrozumieć, jak nasze działania wpływają na innych, co z kolei może pomóc w uniknięciu konfliktów i napięć.

Wreszcie, informacja zwrotna jest ważna również w kontekście rozwoju zawodowego. Dzięki regularnej informacji zwrotnej możemy śledzić swoje postępy i zidentyfikować obszary, w których wymagana jest dalsza praca i rozwój.

Modele kanapki

Reasumując, podczas przekazywania informacji zwrotnej, najpierw powiedzmy coś pozytywnego na temat pracy czy zaangażowania konkretnego człowieka.

Następnie przekażmy informację zwrotną odnoszącą się do tego, co wymaga poprawy.

Skupmy się na faktach, jednocześnie wskazując też, w jaki sposób należy zmodyfikować swoje działania. Trzecim elementem poprawnie sformułowanej informacji zwrotnej jest ponowne zwrócenie uwagi na coś pozytywnego. Tak sformułowana informacja zwrotna może stać się rzeczywiście pomocną wskazówką, a nie komunikatem, który chcemy jak najszybciej wyrzucić z własnej pamięci.

• szkolenia online
• szkolenia u Ciebie w firmie i doradztwo-konsulting
• agencja SEO/SEM

Co myślisz o moim nowym wpisie na blogu?

A może masz pytanie dotyczące strategii lub techniki jak działać najlepiej?

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć, co masz do powiedzenia.

Więc śmiało, teraz udostępnij ten wpis na swoich social mediach i zobacz co inni mają do powiedzenia.