Co to jest procedura?

Procedura – to sposób prowadzenia procesu, lub działania. Procedury mogą być udokumentowane, ale nie jest to obowiązkowe. Procedura jest również sposobem postępowania i przeprowadzania oraz załatwiania jakiejś sprawy, badania oceny np. zgodności.

Jak napisać procedurę przykład. Jasne każdy chce od razu przykład 🙂 I dam Ci go, poniżej zobaczysz spis treści i może od razu udać się do interesującego Cię działu, ale zachęcam do przeczytania całości. Dzięki temu zrozumiesz jak pisać procedury i będziesz to robił zawsze dużo szybciej.

MEGA SKUTECZNY KURS, dzięki któremu nauczysz się pisać reklamy i zwiększysz zyski.

Kliknij w obrazek poniżej:

Opowiem Ci Co zrobić by prace ( zadania ) każdego z pracowników były wykonywane właściwe każdego dnia. Nieobecność pracownika nie powinna mieć również wpływu na wykonywane zadanie.

Szkolenie „jak napisać procedurę przykład”, SZJ system zarządzania jakością, norma ISO 9001 i 17025

Zamów poniżej dla siebie, swojej firmy lub pracowników

+48 790-768-482
info@rafalszrajnert.pl

Co to jest procedura?

Procedura definicja- jest opisem ustalonego przebiegu procesu. Wskazuje osoby odpowiedzialne (właściciela i wykonawców), określa ich uprawnienia i zakres odpowiedzialności. Najprościej mówiąc, procedura to przyjęty sposób postępowania.

Procedury to narzędzia najlepszych firm. Dzięki nim mogą realizować swoje założenia, szybko identyfikują ryzyka i mają dane na których można przeprowadzać analizę.

Sztandarowym dokumentem opisującym procedury jest norma ISO 9001, która działa na rzecz SZJ -Systemu Zarządzania Jakością.

W tym artykule chcę Ci przekazać coś znacznie więcej, niż tylko gotowe procedury.

Chcę, abyś poznał ZASADY pisania procedur.

Za pomocą określonych udowodnionych zasad – zawsze będziesz mógł napisać procedurę taką, jaką tylko będziesz chciał.

I co najważniejsze – wyciągniesz z jej stosowania korzyści – bo będzie autentycznie Twoja, nie jakiś tam gotowiec zamówiona z internetu.

Elementy każdego skutecznego systemu wymagają udokumentowanych procedur.

Procedury mają na celu określenie sposobu działania (lub grupy działań) i wyznaczenie  jego zakresu. Ponadto celem każdej procedury w systemie zgodnym z ISO 9001, jest zapewnienie zgodności przebiegu danego procesu z wymaganiami normy.

Procedura jest sporządzana na podstawie danych. Dane to wszystko to, co uważamy że jest istotne. Istotne dla nas, dla innych czy też ważne z innych powodów może być przez kogoś wykorzystane teraz lub w przyszłości.

Nie każda dana, wielkość, liczba, czy ich ciąg są istotne. To czy coś jest ważne lub nie – określają osoby lub instytucje które je wytwarzają i/lub wykorzystują.

Zaufali mi najlepsi:

W praktyce – wszystko co możemy zinterpretować w sposób logiczny jest znaczącą daną.

Skoro wiemy już czym jest nasza informacja, czyli dane, możemy iść krok na przód.

Aby przekazać informację, potrzebujemy nośnika.

Nośnik to wszystko co pozwala odczytać dane.

Wykaz, raport, zdjęcie, analiza, nagranie, a nawet rozmowa.

Z reguły polecam jednak, aby system dokumentacji pozwalał na zapis i łatwy dostęp osób zainteresowanych.

Skoro powiedzieliśmy na początku, że procedura to przyjęty sposób postępowania to musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, kto ten sposób postępowania określa?

Z reguły to wynika wyłącznie od decyzji samej organizacji. Określa go osoba upoważniona do tego np. przez zarząd.

Czasem zdarza się jednak, że procedury mogą być „narzucone” firmie z zewnątrz – np. przez przepisy prawa. W takim przypadku MUSIMY spełnić wymóg przepisów i zapewnić, że zawartość procedury i osoba ją opracowująca i/lub zatwierdzająca jest osobą wskazaną przez prawo. Na przykład, obecnie wiele firm w zgodzie z polityką RODO i danymi wrażliwymi musi wdrażać procedury dostępu do informacji i zawierać określone wymagania. Muszą być one często zatwierdzane przez Kierownika Organizacji.

Uchylam rąbka tajemnicy… Wspomniany sposób postępowania, czyli PROCEDURA, będzie odpowiadała na pytania:

• Co (trzeba zrobić?)
• Kto (ewentualnie kiedy- ma to zrobić?)
• Jak (to ma być zrobione?)

Zatem procedura to przepis?

Nie do końca, ale potocznie tak można ją określić.

Zanim pójdziemy dalej chcę Ci wyjaśnić jeszcze jedną ważną rzecz.

Co to jest instrukcja? Procedura a instrukcja

Instrukcja to rodzaj procedury. Różni się od niej szczegółowością, jest po prostu bardziej dokładna. Zawiera zazwyczaj parametry kontrolne przyjęcia danej operacji.

Chodzi tutaj o dokładne wytyczne, np temperatura powietrza musi wynosić 23 stopnie, trzymać próbkę w zimnej wodzie, użyć ciśnienia 4 atm itp.

Procedury zwykle opisują działania, które dotyczą różnych stanowisk i szczebli w organizacji – podczas gdy instrukcja zwykle dotyczy zadań w obrębie jednego stanowiska pracy.

Żeby to zobrazować jeszcze dokładniej instrukcjami mogą być na przykład przepisy kucharskie.

Odmierz 1 litr mleka, dodaj 2 kg mąki, wymieszaj i włóż do piekarnika o temperaturze 250 stopni C na 50 minut…

Co to jest zapis?

Zapis to potwierdzenie wykonania jakiejś czynności.

Jeśli wykonałeś jakąś czynność i masz na to sporządzony dokument, to wiedz, że jest to właśnie zapis.

Zapisy bardzo często są robione na formularzach (dokument wykorzystywany do zapisu danych wymaganych w systemie zarządzania jakością).

Opisaliśmy już najważniejsze dokumenty systemu zarządzania. Więc hierarchia wygląda tak:

1. Księga Jakości – to pewnego rodzaju przewodnik po systemie oraz dokumentacji/ wraz z określoną polityką jakości, powołanymi celami jakości. Do tego poziomu należy również opis wzajemnych powiązań pomiędzy procesami i ewentualnie same opisy procesów.
2. Procedury – czyli sposoby realizacji poszczególnych działań.
3. Instrukcje – jak również powiedzieliśmy szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań.
4. Zapisy, czyli potwierdzenia wykonania czynności.

REKLAMA

Koniecznie zobacz NAJLEPSZE szkolenie z Facebooka na rynku

Link do kursu: szkolenie Facebook Ads

Koniec reklamy.

Zapamiętaj:

Podstawową różnicą pomiędzy opisem procesu, a procedurą jest taka, że procesem można zarządzać, a procedurę trzeba wykonać.

Zarządzać procesem, to znaczy planować jego przebieg, kontrolować jego wykonanie i reagować na wyniki tej kontroli. W procedurze nie ma miejsca na tą swobodę, którą daje zarządzanie procesem: procedurę trzeba po prostu zrealizować.

Niektóre obowiązkowe procedury ISO:

• procedura nadzorowania dokumentów
• procedura nadzorowania zapisów
• procedura nadzorowania wyrobów niezgodnych
• procedura audytów wewnętrznych
• procedura działań korygujących
• procedura działań zapobiegawczych
• procedura nadzór nad wyposażeniem

To, ile procedur powstanie w Twojej firmie – zależy od Ciebie.

Uważaj tylko, żeby nie popaść w skrajność i nie zacznij wszystkiego regulować procedurami – ich duża liczba i szczegółowość mogą czasami spowalniać i blokować niektóre działania, zamiast je usprawniać.

Jak napisać procedurę? Jak tworzyć procedury w firmie?

Procedurę napisać musimy jak najprościej i zrozumiale.

To jest najważniejszy czynnik, żeby procedura nie stała się jeszcze jednym dokumentem, który zamiast być stosowanym leży w szufladzie. Pamiętaj, że nie możesz dopuścić do tego, że procedury są odświeżane tylko przed audytem.

Nie ma jednego właściwego wzoru pisania procedury. Każda firma jest inna i ma inną kulturę organizacyjną. Musi sama zdecydować jaka forma dokumentowania będzie najlepsza.

Ale głowa do góry, istnieją pewne uniwersalne zasady, które mówią co powinna zawierać procedura.

Kto powinien pisać procedurę? Kto pisze procedury w firmie?

Najlepiej, jak procedury są opracowywane przez te osoby, które są zaangażowane bezpośrednio w dane działanie, które będzie ta procedura opisywała.

W efekcie prowadzi to do lepszego zrozumienia przez te osoby niezbędnych działań oraz zapewni poczucie że nie jest to coś narzucone z zewnątrz.

Kto powinien zatwierdzać dokumentację?

Opracowana procedura zacznie obowiązywać dopiero w momencie, gdy zostanie zatwierdzona i przekazana do stosowania.

Kto zatwierdza procedurę i przekazuje ją do stosowania?

Odpowiedź na to pytanie znajduje się w Twojej obowiązkowej procedurze nadzoru nad dokumentami (jeśli masz już system zarządzania jakością).

Dystrybucja i nadzór nad procedurami

Opracowaną i zatwierdzoną dokumentację trzeba przekazać do stosowania.

Procedury powinny być dostępne dla pracowników, którzy mają je stosować.

Nie może być tak, że procedury ma np. kierownik laboratorium – a nie mają ich osoby, które mają je stosować.

Dystrybucja może mieć formę:

• tradycyjną, np. przekazanie wydrukowanych procedur w formie papierowej
• elektroniczną, np. intranet, internet

Niezależnie od formy dystrybucji – osoba odpowiedzialna za to , powinna zawsze mieć pewność, że tylko aktualne wersje dokumentów będą stosowane.

Jak napisać procedurę przykład – wzór procedury wewnętrznej

Typowa procedura ISO 9001 zawiera następujące elementy i jej początek może wyglądać tak jak poniżej.

Zachęcam do podzielenia się ze swoimi pracownikami tym wpisem, jeśli są odpowiedzialni za wzory procedury w firmie.

Albo na przykład tak:

1. Dane identyfikacyjne procedury:

– Tytuł/ nazwa procedury – wyraźnie określa daną procedurę np. Nadzór nad dokumentacją, Zakupy, Szkolenia, Obsługa Klienta itp.,

– Oznaczenie wersji / edycja, – ukazuje, która wersja procedury ma zastosowanie. Wydając pierwszy raz nadajesz numer 1, kolejne zmiany i wydania tego samego dokumentu będą posiadały wyższe numery. Numery edycji pozwolą Ci biorąc do ręki zorientować się szybko, czy aktualne wersje są stosowane i co w poszczególnych edycjach ulegało zmianom.

– Obowiązuje od, / data wydania – jednoznacznie pozwoli zorientować się, od kiedy dane edycja procedury obowiązuje.

– Numer dokumentu, – Aby nie używać całej nazwy w każdym przypadku powołania procedury nadaje się jej indywidualne oznaczenie cyfrowe lub literowe (albo ich połączenie). Numerację zalecam nadawać w rosnącej kolejności powstawania (np P1, P2, P3, literka P dla procedur, R dla rejestru itp.)

– Egzemplarz nr, – bardzo ważna informacja przy nadzorze nad procedurami w wersji papierowej. Musisz wiedzieć, kto posiada jaki/który egzemplarz. Numery będą więc w takim przypadku unikatowe. Przy dystrybucji w wersji elektronicznej z poziomu serwera – nie ma potrzeby tego umieszczać. Będzie dostępny jeden elektroniczny egzemplarz i możesz w ogóle tę rubrykę zlikwidować. Natomiast jeśli procedura będzie wymagała oznaczenia po wydrukowaniu (jeśli tak przewidzisz i będziesz ten wydrukowany egzemplarz nadzorował) to zostawiasz to miejsce puste.

– Opracował, Zatwierdził, – Informacje o osobach nadzorujących procedurę. Nie ma obowiązku, żeby znajdowały się tutaj fizyczne podpisy tych osób (np. przy nadzorze elektronicznym to może być dodatkowa czynność, skany itp). O dziwo może się zdarzyć, że opracowującym i zatwierdzającym będzie ta sama osoba.

2. Cel procedury – określają w jakim celu procedura została stworzona, np. zapewnienie nadzoru nad dokumentami stosowanymi w firmie XYZ

3. Zakres procedury – określa w jakim zakresie systemu zarządzania procedura obowiązuje, np w zakresie dokumentacji wewnętrznej

4. Obszar stosowania, strony procesu – np. Procedura ma zastosowanie we wszystkich obszarach. W przypadku, gdy procedura nie obejmuje lub nie dotyczy pewnych obszarów firmy, warto to również zaznaczyć. Określając również strony procesu definiujemy wszystkie osoby zaangażowane – każdy proces oraz kroki w nim zawarte muszą mieć swojego właściciela.

5. Dane wejściowe procesu – dokumenty, informacje, normy konieczne do zapoczątkowania procesu i do jego prawidłowego przebiegu. Wejścia procesu są najczęściej wyjściami procesu poprzedniego.

Przykładowe wejścia procesu Produkcja:

– Formularz zamówienia
– Specyfikacja produktu
– Plan jakości

6. Przebieg procesu, mapowanie procesu – opis przebiegu procesu, który procedura obejmuje.
Opis może przybrać formę diagramu lub formę opisową. Jego szczegółowość zależy od potrzeb organizacji, klientów i dostawców.

Punkt ten stanowi najważniejszą część każdego SOP, ponieważ opisujemy w nim wszystkie kroki podejmowane kolejno w procesie. Najlepszym sposobem jest zobrazowanie całości poprzez narysowanie mapy procesu, używając narzędzi zaprojektowanych do tego typu prac np. Microsoft Visio, Cawemo, Draw.io itp. Czynności te mogą zawierać w sobie narysowanie mapy „as is” – opisującej stan faktyczny oraz mapy „to be” – ukazującej stan, jaki chcemy osiągnąć.

W tym miejscu dodatkowo opisujemy czynności, jakie zostały narysowane na mapie procesu. Jednym ze sposobów może być opis w formie tabeli, wykorzystując zasadę 5W „what, who, where, when and why”. Do całości można również dodać „how”, czyli opis sposobu wykonywania danej czynności. To ćwiczenie pozwoli na dokładne opisanie każdego z kroków procesu, momentu, w jakim powinny zostać wykonane oraz określenia osób za nie odpowiedzialnych.

7. Definicja i skróty – np. SZJ – system zarządzania jakością

8. Odpowiedzialność i uprawnienia – zakres odpowiedzialności i uprawnienia osób, które w uczestniczą w procesie.  Można go zobrazować np. za pomocą matrycy odpowiedzialności lub opisowo.

Właściciel (WŁ) jest odpowiedzialny za:

zatwierdzanie dokumentów systemowych.

Pełnomocnik Właściciela (PŁ) jest odpowiedzialny za:

• zapewnienie zgodności nowo powstałego dokumentu z wymaganiami normy
• dekretację pism przychodzących

Radca Prawny (RP) jest odpowiedzialny za:

zapewnienie, że przepisy prawa zewnętrznego obowiązujące w firmie XYZ są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane

Dyrektor Zarządzający (DZ) jest odpowiedzialny za:

• rozdysponowanie dokumentów systemowych wśród pracowników,
• nadzór nad dokumentami systemowymi, ich aktualizację
• wycofanie dokumentów nieaktualnych i zabezpieczenie przed ich niezamierzonym
  użyciem, prowadzenie zapisów z aktualizacji dokumentów
• nadzorowanie przechowywanych wszystkich wymaganych procedurami zapisów
  przez określony w niniejszej procedurze okres czasu,
• dokonywanie okresowych sprawdzeń przechowywanych zapisów u osób zobligowanych do tego dokumentami SZJ,
• zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są
  dostępne w miejscach ich użytkowania
• sporządzenie i nadzór nad aktualnością formularza „obiegu dokumentacji i zapisów”

Posiadacze dokumentów nadzorowanych są odpowiedzialni za przechowywanie zapisów i odpowiadają za:

• ich kompletność i zgodność z rzeczywistymi metodami pracy,
• przechowywanie zapisów w odpowiedni sposób, tak aby uchronić je przed
  zniszczeniem, zagubieniem lub dostępem do nich osób niepowołanych przez określony w niniejszej procedurze okres czasu.

Pracownicy dokonujący zapisów są odpowiedzialni za:

czytelne dokonywanie zapisów wynikających z dokumentów SZJ oraz przekazywanie ich do osób, które zgodnie z wymaganiami opisów procesów oraz procedur je przechowują.

9. Zapisy / Dane wyjściowe procesu –  wszelkiego rodzaju dane, zapisy, powstające w trakcie przebiegu procesu.

Przykładowe wyjścia procesu Produkcja:

– Zapisy z pomiarów
– Raport serii produkcyjnej PR1G1

10. Załączniki – wykaz załączników związanych z procedurą. Należą do nich: instrukcje, formularze, wykresy, tablice i inne dokumenty pomocnicze.

11. Wykaz zmian

Powyższe elementy procedury są przykładowe.

Schemat przebiegu: jak napisać procedurę

Jak napisać instrukcję?

Na początku artykułu omówiliśmy czym jest instrukcja, więc posiadasz już wiedzę. Teraz po prostu przykład jak napisać instrukcję.

Przykład instrukcji:

C.1 Instrukcje pracy dotyczące sterylizacji przyrządów
Numer: Ind 5.5 Data: 11.01.2030 Nowelizacja: 0

C.2 Przyrządy jednorazowego użytku

Umieścić przyrządy jednorazowego użytku (np. igły, noże, przyrządy do usuwania szwów, strzykawki) w specjalnym pojemniku. Pojemnik należy zawsze niszczyć zgodnie z programem likwidacji odpadów.

C.3 Przyrządy sterylizowane gorącym powietrzem

C.3.1 Wytrzeć wydzieliny, użyj do tego jednorazowych bibułek.
C.3.2 Zanurzy przyrządy w 9% roztworze chloru.
Ciecz powinna być wymieniana co 3 dni.
C.3.3 Moczyć przyrządy przez co najmniej 3 godziny.
C.3.4 Umyj przyrządy szczotką, koniecznie używając rękawic ochronnych.
C.3.5 Opłucz i wysusz przyrządy
C.3.6 Sprawdź, czy przyrządy są w dobrym stanie. Przyrządy uszkodzone należy
przesłać do serwisu.

C.3.7 Sterylizacja w (kolejny przykład w instrukcji)

C.4 Inne przyrządy ne uwzględnione

Opłukać przyrządy po moczeniu ich przez 3 godziny w roztworze chloru.

Ważne informacje na temat procedury, procedury w małej firmie (procedury firmowe)

Nie można powiedzieć, że jakiś sposób przedstawiania procedury jest dobry, a inny zły. Najważniejsze, aby był on zrozumiały dla stosujących te procedury. Bez znaczenia czy tworzysz procedury w małej firmie czy w olbrzymiej korporacji.

Jak możesz zidentyfikować najlepszy dla swojej organizacji czy firmy sposób na najlepsze procedury firmowe? To zależy od Twojego:

• dotychczasowego sposobu dokumentowania i kultury organizacyjnej
• poziomu wiedzy pracowników
• stopnia skomplikowania opisywanych działań i procesów

Inne wytyczne dotyczące tworzenia procedur ISO 9001

Za każdym razem, gdy w normie ISO 9001 mowa jest o udokumentowanej procedurze, znaczy to, że procedura jest:

• ustanowiona – obowiązuje, czyli jest zatwierdzona przez osoby do tego wyznaczone,
• udokumentowana – poparta dokumentem, stworzona w formie dokumentu,
• wdrożona – zastosowana w praktyce,
• utrzymana – jest poddawana przeglądom i aktualizowana (o ile zachodzi taka potrzeba) zgodnie z wymaganiami stawianymi w procedurze nadzoru nad dokumentacją.

Pisząc procedury systemu zarządzania warto powołać w firmie odpowiednie zespoły.

W ich skład należy włączyć osoby, które znają doskonale opisywany obszar. W ten sposób zapewnimy, że procedura będzie opisywała rzeczywisty przebieg procesu. Odpowiedzialność nad ostateczną formą procedur powinna przyjąć jedna osoba. Łatwiej jest wtedy zagwarantować jednolitość formy oraz stylu procedur. Jest to niezwykle ważne dla użytkowników  procedur.

Bonus BPMN, Business Process Model and Notation

BPMN to graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych i procedur. Dużą zaletą tej notacji jest jej jednoznaczność, przydatność zarówno do opisów procesów na potrzeby oprogramowania klasy ERP, jak i Workflow oraz to, że wspiera ją ponad 70 narzędzi.

Polecam świetne darmowe narzędzie Cawemo, zrzut z programu poniżej:

Natomiast szybki kurs jak pisać procedurę w BPMN pod linkiem: https://www.bpmnquickguide.com/view-bpmn-quick-guide/

Pisanie procedury przykład SOP, BPMN i wdrażanie procedury

Poniższy przykład opracowany został na podstawie standardowej procedury operacyjnej dojenia krów z firmy AltaGenetics

1.Zdefiniowanie organizacji, procedur, kroków.

2.Opisanie procesu

Do poszczególnej liczby decyzji i kroków najlepiej sprawdzają się:

3.Pisanie procedury

Wybierasz spośród opisanych wcześniej, przykład BPMN:

4.Wdrażanie procedury

Wdrażanie napisanej procedury by osiągnąć założony cel, np. procedura doju  w celu zapewnienia produkcji mleka wysokiej jakości przy skutecznej eliminacji np. mastitis czy innych parametrów jakie mogą się pojawić.

Nie każda procedura spełnia od razu wszystkie wymogi dlatego warto wprowadzić okres próbny przy jej wdrażaniu. Cenne informacje zwrotne od wszystkich pracowników zaangażowanych mogą pomóc by zoptymalizować wdrażaną SOP.

5.Analiza, aktualizacja i ulepszanie wdrożonej procedury

Pamiętaj o PDCA!

Każda wdrożona procedura powinna być oceniana ( analizowana ), aktualizowana o wprowadzone zmiany na fermie, zmiany w makrootoczeniu oraz ulepszana.

Z biegiem czasu, wprowadzone SOP dla każdego procesu można połączyć i przygotować bardziej kompleksowe „Instrukcje obsługi” dla wszystkich procesów na fermie.

Szkolenie jak napisać procedurę przykład w firmie, SZJ system zarządzania jakością, norma ISO 9001 i 17025

Zamów poniżej dla siebie, swojej firmy lub pracowników

+48 790-768-482
info@rafalszrajnert.pl

• szkolenia online
• szkolenia u Ciebie w firmie i doradztwo-konsulting
• agencja SEO/SEM

Co myślisz o moim nowym wpisie na blogu?

A może masz pytanie dotyczące strategii lub techniki jak działać najlepiej?

Tak czy inaczej, chciałbym usłyszeć, co masz do powiedzenia.

Więc śmiało, teraz udostępnij ten wpis na swoich social mediach i zobacz co inni mają do powiedzenia.